Na podstawie Regulaminu przyznawania nagród Rektora Doktorantom Uniwersytetu Gdańskiego nagroda Rektora jest przyznawana doktorantom Uniwersytetu Gdańskiego raz w roku (pod koniec roku kalendarzowego) za osiągnięcia z roku akademickiego poprzedzającego złożenie wniosku.
Doktoranci zainteresowani uzyskaniem nagrody Rektora składają wnioski wraz z udokumentowanym wykazem osiągnięć do Biura szkół doktorskich do dnia 25 października 2022 roku. Każdy wniosek musi zawierać uzasadnienie przyznania nagrody oraz opinię promotora.
Dyrektor szkoły doktorskiej po przeanalizowaniu złożonych wniosków wskazuje nie więcej niż 3% najlepszych doktorantów, ale nie mniej niż jednego doktoranta i wnioski wybranych doktorantów przesyła Prorektorowi ds. kształcenia.
Decyzję o przyznaniu lub nieprzyznaniu nagrody, po zapoznaniu się z merytorycznym uzasadnieniem wniosków, podejmuje komisja powoływana przez Rektora w składzie: prorektor właściwy ds. kształcenia, prorektor właściwy ds. nauki oraz przedstawiciel Rady Doktorantów Uniwersytetu.
Regulamin oraz wnioski dostępne są na stronie: https://bip.ug.edu.pl/akty_normatywne/99232/zarzadzenie_nr_116r20_rektora_uniwersytetu_gdanskiego_z_dnia_12_pazdziernika_2020_roku_w_sprawie_wprowadzenia_regulaminu_przyznawania_nagrod_rektora